TPE et professions libérales : comment gérer votre standard téléphonique ?

Déplacements fréquents, réunions, lourde charge de travail… Pas facile d'être toujours disponible au bout du fil quand on travaille seul ou dans une petite structure. Quelques solutions pour garder le contact et la sérénité.

Le standard téléphonique

Pour les petites entreprises, pourvues d'une dizaine de postes au minimum, il est intéressant d'investir dans un véritable standard téléphonique, de type PABX, c'est-à-dire un ordinateur de gestion et d'affectation des appels téléphoniques. Une solution attractive à condition d'avoir besoin de plus de deux lignes avec l'extérieur. Ces standards disposent des options « transferts d'appel » et « musique d'attente » et relient entre eux les collaborateurs.

Le logiciel de gestion

Autre possibilité, associer un téléphone, un boîtier électronique et un ordinateur avec un logiciel de gestion. Cette solution vous permet à la fois d'afficher des informations concernant votre interlocuteur et l'historique des appels, d'enregistrer vos conversations, de créer une base de données de vos appels, de bénéficier de la fonction « serveur vocal interactif » et de programmer un répondeur. Elle convient à tous types d'entreprises et coûtent de 300 à 700 euros environ.

Téléphonie sur IP

Très pratique pour les solos et les TPE : la possibilité de téléphoner via l'ordinateur, avec un lien ADSL. Un logiciel gratuit, comme Skype, permet de téléphoner sans aucun frais à vos clients, à deux conditions : ils doivent aussi posséder ce logiciel, téléchargeable sur Internet, et être en ligne. Certaines solutions proposent également des services de messagerie unifiée : vous recevez, dans votre logiciel de messagerie, outre vos emails, vos fax et les messages vocaux du téléphone. Le prix : moins de 50 euros par mois.

Une solution pratique : l'externalisation

Et si la solution était de sous-traiter son accueil téléphonique ? S'offrir les services d'un centre d'appels téléphoniques peut se révéler à la fois économique et efficace. Une permanence téléphonique prend le relais pour les horaires où vous n'êtes pas présent sur votre lieu de travail. Quelques jours de congé ? Une maladie ? Un déplacement professionnel ? Plus aucun risque de rater un appel important ! Le centre d'appels téléphoniques se charge de répondre en cas d'appels simultanés et peut aussi filtrer vos communications, à votre convenance. Vos clients sont accueillis personnellement, par une personne de confiance, et non plus par une boîte vocale. Vos appels vous sont retransmis, en temps réel, par fax, email ou SMS. Ainsi, vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier, l'esprit libre. La gestion de standard téléphonique est facturée au forfait ou selon un contrat sur mesure. Un centre d'appels téléphoniques peut également, sur demande, offrir un accueil téléphonique de type commercial, avec prise de rendez-vous et de commandes. Ainsi, vous gardez toute votre énergie pour la prospection.