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L'informatique de gestion, le bilan comptable et l'audit pour le contrôle et la maîtrise d'une entreprise

L'informatique est devenu un outil incontournable pour toute entreprise, quelque en soit sa taille, que ce soit pour une gestion quotidienne commerciale, sociale, de la comptabilité générale ou analytique et encore même de la trésorerie. Le demandeur va donc faire appel à un professionnel afin de se fournir une informatique la mieux adaptée.

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Partenaire indispensable pour toute entreprise : le cabinet comptable

La mise en place d'une informatique de gestion dans votre entreprise : les étapes

Le professionnel devra commencer par une étude et une définition des besoins et objectifs de son client en rédigeant un cahier des charges de son entreprise c'est à dire d'énumérer les contraintes techniques spécifiques à la taille, la configuration et à l'activité de celle-ci.
Elles peuvent être financières (budget à ne pas dépasser), organisationnelles (existence d'un ou plusieurs sites), techniques (système d'exploitation particulier ou système de bases de données), humaines (compétences, organigrammes, planning).
Une fois toutes ces données définies, le professionnel spécialiste de l'informatique de gestion doit enfin, en pondérant et priorisant les besoins et les objectifs d'une manière cohérente et compréhensible déterminer pour son client, ce qui est le mieux adapté en matière d'informatique, c'est à dire, de concevoir et développer les applications nécessaires, mais aussi de mettre en place et assurer la maintenance des programmes et du réseau informatique (mise à jour, transferts, paramétrages, réparations) sans en oublier la protection (antivirus, firewall, onduleurs, sauvegardes).

Les logiciels phare de l'informatique de gestion, l'importance de la formation

Ensuite, il s'agit de choisir et installer les serveurs et y relier les postes de travail, l'informaticien vous fournit donc des outils informatiques qui ont été testé par ses soins et qui sont prêts à l'emploi, administre le réseau et son exploitation, met en place toute la connectique et le réseau électronique, ainsi que les différentes configurations spécifiques à l'installation, puis, vient ensuite la phase de formation du personnel à l'utilisation de ces outils informatiques ainsi qu'aux différentes applications. Pour ce faire, le professionnel propose le plus souvent, une formation intra-entreprise sur mesure afin de répondre au mieux aux besoins de la structure. Il existe, de nos jours, des logiciels de comptabilité de plus en plus performants et que l'on peut facilement adapter aux besoins de l'entreprise cliente (SAGE, EBP, QUADRATUS, ADP), ces logiciels ayant été largement éprouvés par des informaticiens chevronnés, vont permettre une utilisation maximale de leurs fonctionnalités.

Le bilan comptable, un instantané de la situation financière

Une entreprise bien gérée possède une comptabilité rigoureuse, c'est pour elle l'assurance de la sérénité et la crédibilité de sa gestion et de ses déclarations de fin d'exercice.
L'objectif de la comptabilité est d'aboutir à l'établissement du bilan de l'entreprise.
Le bilan représente la situation financière globale d'une entreprise à un moment précis (au 31/12 de l'année, moment de la clôture de l'exercice pour la majorité d'entre elles).Il fait apparaître d'un côté, tous les avoirs qu'elle possède, ce qu'on appelle le patrimoine, et parallèlement, tous les engagements contractés par elle.
Le patrimoine ou actif, est constitué par tous les biens possédés par l'entreprise (immobilisations, stocks, créances, trésorerie), les engagements ou passif représentent les apports et les dettes (capitaux propres, emprunts contractés, dettes envers des tiers). Si l'actif est supérieur au passif, cela équivaut à du capital propre, dans le cas contraire, il y a découvert.

Cet état peut également être établi à tout moment de l'année, en particulier au bout de 6 mois révolus, pour effectuer une situation intermédiaire. On peut aussi l'évaluer en se basant sur des prévisions.

Le bilan comptable étape par étape

La saisie comptable, qui est la part la plus simple du travail, qui consiste à enregistrer par le jeu d'écritures comptables, les pièces justificatives, individuellement dans des comptes spécifiques, regroupés dans ce qu'on appelle "Le plan comptable", synthèse dans laquelle figure la liste de tous les comptes utiles pour répertorier l'ensemble des événements économiques et financiers, induits par le fonctionnement de l'entreprise. C'est ainsi que l'on distingue par exemple, les charges des produits, les créances des dettes. La saisie doit être régulière et respecter la chronologie des dates auxquelles sont effectuées les opérations qu'elle retrace. Elle doit aussi être rigoureuse.
Cette tâche effectuée, il convient de contrôler la cohérence de tous les comptes qui ont été mouvementés,
lors de ce travail, on doit être en mesure de justifier le solde de chacun d'eux. C'est la première partie de la phase de révision des comptes. Elle sera d'autant plus simple si la saisie a été correctement exécutée en amont. L'autre partie consiste régulariser les charges et les produits afin que n'apparaisse dans les comptes que ceux qui correspondent à la période d'exercice, on réintègre donc des charges et des produits qui n'ont pas été constatés à la date de clôture et on en exclut d'autres qui on été enregistrés à tort.
Le comptable va aussi devoir constituer des dotations pour constater l'amortissement des immobilisations (leur usure), et les provisions pour faire face à certains risques auxquels est exposée l'entreprise.
A ce stade, il n'a plus qu'à éditer les documents de clôture pour obtenir un bilan comptable et un compte de résultat les plus précis et juste possible.

L'audit d'entreprise, un indicateur primordial pour la stratégie d'entreprise

Une mission d'audit peut-être imposée à l'entreprise ou réclamée par celle-ci, que ce soit une SA, une SAS, une SARL ou une association, seules les structures de taille conséquente sont concernées par cette étude. Un commissaire aux comptes est alors choisi pour ce travail d'audit comptable qui peut être légal ou contractuel.
Cette tâche consiste en un contrôle interne comptable, dans un soucis de valider les informations financières, mais aussi pour mettre en évidence les zones à risques de la stratégie de l'entreprise. Son principal objectif est de contrôler puis de certifier la sincérité et la régularité de ses comptes annuels, qui doivent traduire une image fidèle du résultat des opérations de l'exercice, ainsi que du patrimoine financier.
Le commissaire aux comptes chargé de mission doit respecter le principe de permanence des méthodes de travail ainsi qu'utiliser des règles pré-définies qui sont applicables à toutes les entreprises; il pourra approfondir son analyse en étendant cette dernière d'une part à l'examen des procédures mise en œuvre, et d'autre part aux informations financières parallèles à la comptabilité. ou la restreindre, mais dans ce cas, l'analyse étant moins exhaustive sera moins fiable.
Toutefois, il lui sera imposé un devoir de non immixtion dans la stratégie de l'entreprise.
La mission d'audit peut également être faite à l'initiative de l'entreprise qui fera appel à un commissaire aux comptes dans un cadre contractuel, et dans ce cas les modalités d'intervention seront librement fixées par les deux parties.
A l'issu de cette étude, le chargé de mission fera un travail de conseil et de suggestion quant à l'amélioration de l'organisation et du contrôle interne de l'entreprise, mais aussi d'analyse des conséquences des options comptables et fiscales et permettra ainsi d'optimiser largement la gestion de l'entreprise.

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