Gestion d'archive : l'externalisation est une solution économique et fiable pour les entreprises

L'information est une donnée stratégique pour toute entreprise. Son traitement suppose des moyens humains et logistiques importants ainsi qu'un espace dédié. La gestion d'archive pratiquée en interne implique une procédure rigoureuse tant dans la conception du plan d'archivage, de l'inventaire, du classement, du rangement, des mises à jour des nouvelles archives et des documents détruits que des mouvements de consultation des différentes pièces. La sécurisation des locaux doit, en outre, être prise en compte pour éviter les pertes de documents. Pour pouvoir se concentrer pleinement sur le développement de leurs activités, de nombreuses entreprises ont recours à un expert externe en gestion de flux documentaires.

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Archivage de documents : bénéficiez d'un service performant

Conservation sécurisée des documents et externalisation de la gestion : une solution financièrement intéressante pour les entreprises

La gestion et la conservation sécurisée des documents représentent une part importante du budget de fonctionnement des entreprises. On estime, en effet, que le classement d'un document lui revient à 20 € et la recherche d'une pièce mal classée à 120 € en gestion interne. On sait aussi que le tiers des papiers archivés en entreprise ne sont jamais retrouvés. À cela s'ajoute le coût de l'espace dédié aux linéaires d'archives : 21 € par mètre carré. Grâce à la conservation externe des archives intermédiaires chez un tiers archiveur, l'entreprise peut diviser par trois les frais de gestion de ses documents. Elle bénéficie, en outre, de solutions conformes aux normes qui lui permettent de réaliser des économies en surfaces immobilières et en personnel ; gagner du temps lors des consultations ; sécuriser et préserver ses dossiers en cas de sinistres ; partager les risques par une conservation interne et externe ; tracer les mouvements de consultations et de flux ; et d'optimiser l'organisation de ses fonds documentaires.

Gestion de document numérique : un enjeu majeur pour les entreprises

Face à l'information toujours croissante et aux avancées législatives et normatives, la gestion de document numérique devient un enjeu majeur pour les entreprises. Les experts offrent, aujourd'hui, des solutions très fiables et très performantes axées sur le gain de temps, l'économie de moyens, la diminution des coûts, l'accès libre à l’information en temps réel aux personnes autorisées et la sécurité en cas de sinistre. Leur service de numérisation haute volumétrie peut traiter tous les documents papiers et les supports spécifiques tels que les microfiches et les cartes à la fenêtre. Toutes les données sont ainsi pérennisées et hébergées sur des serveurs. La consultation à distance se fait alors par simple connexion Internet et accès sécurisé.

Archivage de fonds photographique : les entreprises peuvent préserver leur patrimoine grâce à des solutions sur mesure

L'image est un véritable outil de communication, l'archivage de fonds photographique devient essentiel à toute entreprise qui veut se doter d'un patrimoine et le préserver. Certains experts de la gestion de flux proposent des prestations de conservation et de diffusion d'images. Après audit, les images et photographies sont triées, nommées, indexées, classées et numérisées. Des catalogues numériques personnalisées sont réalisées et les droits liés à chaque image précisés. Les originaux sont conservés dans des espaces dédiés adaptés et peuvent être mis à disposition sur demande dans des salles de consultation et de travail. À tout moment, l'entreprise peut avoir accès à son fonds photographique numérisé via une connexion sécurisée, un CD-Rom, DVD-Rom ou un disque dur externe.